Checkliste Auftritt

Checkliste für einen öffentlichen Auftritt

Vor dem Auftritt

• Termin und Auftrittsort festlegen
• Terminkollisionen oder unglückliche Auftrittstermine ausschließen (Auftritt während des Endspiels einer Fußball-WM z.B.)
• Bestimmen einer/eines Gesamt-Verantwortlichen
• falls nötig: Kontaktaufnahme mit Veranstalter
• Vorabbesichtigung des Auftrittsortes
• Gage, Kostenerstattungen und Abrechnungsmodalitäten festlegen
• schriftlicher Vertrag
• Musiker engagieren
• Beleuchter und Techniker organisieren
• Spieler/innen festlegen
• Kassenpersonal (ggf. auch zusätzlicher Kartenkontrolleur am Eingang)
• Werbung: Newsletter verschicken - Ankündigung auf Facebook, Homepage - Handzettel - Plakate - Presse anschreiben, Text entwerfen
• Getränkeverkauf organisieren
• Kamera besorgen und Fotografen und/oder Kameramann
• Reservierungen: Beobachten, ggfl. Fragen beantworten - Ausdrucken
• Programmablauf (Spiele) festlegen
• Räumliche, örtliche, thematische Besonderheiten beachten: Motto des Auftritts, Informationen über den Auftrittsort einholen (Sehenswürdigkeiten der Stadt z.B.), spezielles Publikum (z.B. Kinder) usw.
• Moderation festlegen
• Uhrzeit für Treffen der Spieler/innen des Auftritts
• Besorgen/Bereitstellen etwaiger Materialen (z.B. Zettel, Stifte, Requisiten usw.)
• Wechselgeld besorgen und Geldbehälter
• Eintrittskarten: Designen, Drucken
• technische Ausstattung besorgen/überprüfen - Scheinwerfer, Mikrofone, Headsets usw.
• Getränke für die Spieler organisieren
• Backstage-Bereich vorbereiten
• Bühnenausstattung aufbauen: Musikinstrument(e), Stühle, ggf. Tafel usw.
• allgemeine Werbung auslegen
• Auftrittsraum auf-/umbauen
• Stühle/Tische mit Reservierungszetteln belegen
• Gästebuch auslegen
• Einlassuhrzeit für das Publikum festlegen
• Aufwärmen der Spieler/innen
• Sonderaufgaben

Nach dem Auftritt

• Aufräumen, Säubern, Ab- und Umräumen
• Abrechnen, Rechnung erstellen
• Rechnungen bzw. Vergütungen bezahlen für externe Dienstleistungen oder Materialien
• Gagenanteil an die Spieler und sonstigen Mitwirkenden auszahlen
• Pressekritiken (ggf. vom Veranstalter zuschicken lassen)
• Nachbetrachtungen auf Homepage und Facebook erstellen
• Feiern