Checkliste für einen öffentlichen Auftritt

Vor dem Auftritt

  • Termin und Auftrittsort festlegen
  • Terminkollisionen oder unglückliche Auftrittstermine ausschließen (Auftritt während des Endspiels einer Fußball-WM z.B.)
  • Bestimmen einer/eines Gesamt-Verantwortlichen
  • falls nötig: Kontaktaufnahme mit Veranstalter
  • Vorabbesichtigung des Auftrittsortes
  • Gage, Kostenerstattungen und Abrechnungsmodalitäten festlegen
  • schriftlicher Vertrag
  • Musiker engagieren
  • Beleuchter und Techniker organisieren
  • Spieler/innen festlegen
  • Kassenpersonal (ggf. auch zusätzlicher Kartenkontrolleur am Eingang)
  • Werbung: Newsletter verschicken - Ankündigung auf Facebook, Homepage - Handzettel - Plakate - Presse anschreiben, Text entwerfen
  • Getränkeverkauf organisieren
  • Kamera besorgen und Fotografen und/oder Kameramann
  • Reservierungen: Beobachten, ggfl. Fragen beantworten - Ausdrucken
  • Programmablauf (Spiele) festlegen
  • Räumliche, örtliche, thematische Besonderheiten beachten: Motto des Auftritts, Informationen über den Auftrittsort einholen (Sehenswürdigkeiten der Stadt z.B.), spezielles Publikum (z.B. Kinder) usw.
  • Moderation festlegen
  • Uhrzeit für Treffen der Spieler/innen des Auftritts
  • Besorgen/Bereitstellen etwaiger Materialen (z.B. Zettel, Stifte, Requisiten usw.)
  • Wechselgeld besorgen und Geldbehälter
  • Eintrittskarten: Designen, Drucken
  • technische Ausstattung besorgen/überprüfen - Scheinwerfer, Mikrofone, Headsets usw.
  • Getränke für die Spieler organisieren
  • Backstage-Bereich vorbereiten
  • Bühnenausstattung aufbauen: Musikinstrument(e), Stühle, ggf. Tafel usw.
  • allgemeine Werbung auslegen
  • Auftrittsraum auf-/umbauen
  • Stühle/Tische mit Reservierungszetteln belegen
  • Gästebuch auslegen
  • Einlassuhrzeit für das Publikum festlegen
  • Aufwärmen der Spieler/innen
  • Sonderaufgaben

Nach dem Auftritt

  • Aufräumen, Säubern, Ab- und Umräumen
  • Abrechnen, Rechnung erstellen
  • Rechnungen bzw. Vergütungen bezahlen für externe Dienstleistungen oder Materialien
  • Gagenanteil an die Spieler und sonstigen Mitwirkenden auszahlen
  • Pressekritiken (ggf. vom Veranstalter zuschicken lassen)
  • Nachbetrachtungen auf Homepage und Facebook erstellen
  • Feiern
last update: 2017-12-21
by Guido Boyke

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